Część A akt osobowych to miejsce na dokumenty z etapu rekrutacji i badania wstępne, więc to właśnie tu najłatwiej o pomyłkę: jedne firmy wkładają za dużo, inne za mało. W praktyce akta osobowe część a pokazują, jakie dane i dokumenty były podstawą przyjęcia do pracy oraz co wolno przechowywać jeszcze przed podpisaniem umowy. Poniżej rozkładam to na konkretne przykłady, wskazuję granice między częściami akt i pokazuję, jak uniknąć bałaganu w teczce pracownika.
Najważniejsze zasady dotyczące części A akt osobowych
- W części A przechowuje się dokumenty z etapu ubiegania się o zatrudnienie oraz skierowania i orzeczenia lekarskie związane z badaniami.
- To nie jest zbiór wszystkich papierów z rekrutacji, tylko dokumentów mających związek z zatrudnieniem i dopuszczeniem do pracy.
- Do teczki trafiają zwykle kopie lub odpisy poświadczone, a nie przypadkowe oryginały.
- Dokumenty powinny być ułożone chronologicznie, ponumerowane i poprzedzone wykazem.
- Materiały dotyczące przebiegu pracy, kar czy rozwiązania umowy należą do innych części akt.
- Dobrze prowadzona część A ułatwia kontrolę, archiwizację i późniejsze odtworzenie historii zatrudnienia.
Co obejmuje część A i dlaczego to nie jest ogólny kosz na dokumenty
Najprościej traktuję tę część jako ślad po wejściu do zatrudnienia. Trafiają tu materiały, które pokazują, kim była osoba ubiegająca się o pracę, jakie miała kwalifikacje i czy mogła zostać dopuszczona do obowiązków z punktu widzenia badań lekarskich. To ważne rozróżnienie, bo część A nie służy do przechowywania wszystkiego, co przewinęło się przez rekrutację.
Jeżeli dokument jest tylko luźną notatką, nie potwierdza danych potrzebnych przy zatrudnieniu albo dotyczy późniejszego etapu współpracy, zwykle nie powinien trafić do tej samej teczki. Właśnie dlatego w praktyce lepiej myśleć o niej jak o uporządkowanym archiwum rekrutacyjnym niż o przypadkowym folderze na biurku kadrowym.
| Dokument | Czy trafia do części A | Dlaczego |
|---|---|---|
| Kwestionariusz osobowy kandydata | Tak | To podstawowy dokument z danymi osoby ubiegającej się o zatrudnienie. |
| CV i list motywacyjny | Zwykle tak, jeśli zostały złożone | Potwierdzają przebieg kariery, doświadczenie i kwalifikacje, choć nie są obowiązkowe. |
| Świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie | Tak | Pozwalają ustalić przebieg dotychczasowej pracy i uprawnienia zależne od stażu. |
| Dyplomy, certyfikaty, licencje, uprawnienia | Tak, jeśli są związane z ofertą lub wymagane przepisami | Potwierdzają kwalifikacje potrzebne do wykonywania danej pracy. |
| Skierowanie na badania i orzeczenie lekarskie | Tak | Dotyczy dopuszczenia do pracy, w tym badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. |
| Inne dokumenty wymagane odrębnymi przepisami | Tak, jeśli przepisy tego wymagają | W niektórych zawodach lub branżach pracodawca musi przechowywać dodatkowe potwierdzenia. |
W praktyce najwięcej sensu ma prosta zasada: jeśli dokument służy temu, by ocenić kandydata przed zatrudnieniem albo dopuścić go do pracy, część A jest naturalnym miejscem. Gdy to ustalimy, dużo łatwiej odsiać papiery, które powinny wylądować gdzie indziej.
Jak odróżnić dokument, który powinien trafić do części A
Ja zwykle sprawdzam to trzema pytaniami. Po pierwsze, czy dokument powstał na etapie ubiegania się o zatrudnienie. Po drugie, czy jest związany z danymi osobowymi, kwalifikacjami albo badaniami lekarskimi. Po trzecie, czy rzeczywiście ma podstawę w przepisach albo w dokumentach, o które pracodawca mógł legalnie poprosić.
- Jeżeli dokument służy rekrutacji, pokazuje przebieg zatrudnienia lub potwierdza kwalifikacje, zwykle pasuje do części A.
- Jeżeli dotyczy badań lekarskich przed dopuszczeniem do pracy, również należy do tej części.
- Jeżeli ma charakter poboczny, wewnętrzny albo dotyczy już samego wykonywania pracy, powinien zostać zweryfikowany pod kątem innej części akt albo innej dokumentacji.
W praktyce pomaga też jedno dodatkowe pytanie: czy za kilka lat ten dokument będzie potrzebny, żeby wykazać, na jakiej podstawie pracownik został przyjęty do pracy. Jeśli odpowiedź brzmi tak, miejsce w części A jest zwykle uzasadnione. Jeśli nie, lepiej nie rozbudowywać teczki na siłę.
To rozróżnienie od razu odsiewa większość pomyłek, ale najwięcej bałaganu robią dokumenty, które ludzie odruchowo wkładają do złej części teczki.
Czego lepiej nie wkładać do części A
Tu najczęściej widzę dwa błędy: mieszanie etapów zatrudnienia i trzymanie w teczce dokumentów, które mają własne miejsce w dokumentacji pracowniczej. Dla porządku rozdzielam to od razu, bo późniejsze poprawki są zwykle bardziej czasochłonne niż poprawne opisanie dokumentu od początku.
| Dokument | Lepsze miejsce | Dlaczego |
|---|---|---|
| Umowa o pracę, aneks, potwierdzenie warunków pracy | Część B | To dokumenty związane z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia. |
| Świadectwo pracy wydane przy rozwiązaniu umowy | Część C | Dotyczy zakończenia stosunku pracy, a nie rekrutacji. |
| Kara porządkowa | Część D | Jest związana z odpowiedzialnością porządkową pracownika. |
| Dokumenty z kontroli trzeźwości | Część E | Mają odrębną część akt osobowych. |
| Pełna dokumentacja medyczna | Odrębna dokumentacja medyczna | W części A przechowuje się skierowania i orzeczenia, nie całą historię leczenia. |
| Oryginały dokumentów złożonych przez kandydata | Zwykle do wglądu lub kopiowania | W aktach trzyma się przede wszystkim odpisy lub kopie poświadczone. |
Najprostsza reguła brzmi: część A zamyka etap przed zatrudnieniem, a wszystko, co dzieje się później, zwykle ma już inne miejsce. Dzięki temu teczka nie rozrasta się w przypadkowy magazyn i łatwiej zachować zgodność z przepisami.
Jak prowadzić część A, żeby po latach dało się z niej korzystać
W praktyce liczy się nie tylko zawartość, ale też porządek. Ja zawsze zaczynam od chronologii, potem sprawdzam numerację, a na końcu patrzę, czy przed częścią znajduje się wykaz dokumentów. Bez tego teczka działa tylko pozornie, bo po kilku latach nikt nie odtworzy kolejności zdarzeń bez przekopywania się przez pliki.
- Układaj dokumenty chronologicznie, od najstarszego do najnowszego.
- Numeruj kolejne dokumenty w obrębie części A.
- Dodaj wykaz dokumentów przed częścią i aktualizuj go przy każdym dopisaniu.
- Przechowuj kopie albo odpisy poświadczone, a nie przypadkowe skany bez opisu.
- Oddziel dokumenty rekrutacyjne od tych, które dotyczą już przebiegu zatrudnienia.
Przy tym pilnuję jeszcze jednej rzeczy: dokumentacja pracownicza ma być przechowywana w sposób, który zapewnia poufność, integralność, kompletność i dostępność. To nie jest tylko kwestia estetyki archiwum, ale też ochrony danych i spójności całego procesu kadrowego.
To samo działa w wersji papierowej i elektronicznej. Różni się nośnik, ale zasada jest identyczna: dokument ma być czytelny, możliwy do odtworzenia i bezpiecznie przechowywany przez cały okres, który w praktyce bywa długi, bo dokumentacja pracownicza potrafi być trzymana przez 10 lat, a w starszych przypadkach nawet dłużej.
Kiedy porządek jest ustawiony, zostają już tylko błędy, które najczęściej wychodzą przy kontroli albo przy przekazywaniu akt.
Trzy testy, które od razu pokazują, czy część A jest prowadzona dobrze
Najkrótszy test brzmi: czy dokument dotyczy rekrutacji, czy ma miejsce w części A i czy został wpisany do wykazu. Jeśli na choć jedno z tych pytań odpowiadam "nie" albo "nie wiem", dokument wymaga przeniesienia, doprecyzowania albo usunięcia z teczki.
- Test etapu: czy dokument powstał przed zatrudnieniem albo dotyczy badań dopuszczających do pracy?
- Test miejsca: czy nie powinien trafić do części B, C, D albo E?
- Test formy: czy jest kopią lub odpisem poświadczonym, a nie przypadkowym oryginałem?
- Test porządku: czy da się go szybko znaleźć na podstawie wykazu i numeru?
Jeżeli te cztery odpowiedzi są pozytywne, część A jest zwykle prowadzona poprawnie. Dobrze zorganizowana teczka nie ma wyglądać na przeładowaną, tylko na logiczną i odporną na lata przechowywania, a to w prawie pracy robi znacznie większą różnicę niż sama objętość dokumentów.
