Podpisanie umowy zlecenia z uczniem często oznacza dla firmy brak składek, ale tylko wtedy, gdy spełnione są konkretne warunki. Pytanie, czy ucznia na umowę zlecenie zgłaszamy do ZUS, wymaga sprawdzenia jego wieku, statusu ucznia oraz tego, czy zleceniodawca jest jednocześnie jego pracodawcą.
O wyniku decydują trzy informacje o uczniu i umowie
- Uczeń szkoły ponadpodstawowej do ukończenia 26 lat zwykle nie podlega ubezpieczeniom z umowy zlecenia.
- Przy zwykłym zleceniu zleceniodawca nie zgłasza ucznia do ZUS i nie opłaca składek społecznych ani zdrowotnej.
- Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy zlecenie zawarto z własnym pracodawcą ucznia.
- Status ucznia co do zasady trwa dla celów ubezpieczeniowych do 31 sierpnia.
- Po ukończeniu 26 lat albo utracie statusu ucznia trzeba ponownie ustalić obowiązek ubezpieczeń.
Kiedy ucznia nie zgłasza się do ZUS
Jeżeli zleceniobiorca jest uczniem szkoły ponadpodstawowej i nie ukończył 26 lat, umowa zlecenia zawarta z podmiotem innym niż jego pracodawca nie powoduje obowiązku ubezpieczeń społecznych. W praktyce oznacza to brak składek emerytalnej, rentowych, wypadkowej i chorobowej.
Nie ma też obowiązku opłacania z tej umowy składki zdrowotnej. Firma nie wysyła więc zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego, a wynagrodzenie ucznia nie jest pomniejszane o te należności. ZUS wskazuje, że w takiej sytuacji nie należy zgłaszać zleceniobiorcy nawet do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych.
Trzeba jednak uważać na słowo „uczeń”. Dla tych przepisów nie chodzi o każdą osobę, która się uczy, lecz przede wszystkim o osobę mającą status ucznia szkoły ponadpodstawowej. Inne zasady mogą dotyczyć między innymi uczestników studiów podyplomowych lub doktoranckich, którzy nie korzystają ze zwolnienia właściwego dla studentów.
Wyjątek dotyczy własnego pracodawcy
Najważniejszy wyjątek pojawia się wtedy, gdy uczeń ma już umowę o pracę z daną firmą, a następnie podpisuje z nią umowę zlecenia. W takim przypadku zlecenie jest dla celów ubezpieczeniowych traktowane podobnie jak praca etatowa i obejmuje je pełny pakiet obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.
Dotyczy to także sytuacji, gdy formalnie zlecenie zawarto z innym podmiotem, ale praca jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. Sam fakt zawarcia dwóch umów zlecenia z tą samą firmą nie tworzy jeszcze wyjątku. Decydujące jest istnienie stosunku pracy, a nie sama liczba umów.
| Sytuacja ucznia | Składki z umowy zlecenia | Zgłoszenie do ZUS |
|---|---|---|
| Uczeń do 26 lat, zlecenie w obcej firmie | Brak składek społecznych i zdrowotnej | Nie |
| Uczeń do 26 lat, zlecenie z własnym pracodawcą | Obowiązkowe składki jak przy pracowniku | Tak |
| Osoba, która ukończyła 26 lat | Zasady ogólne dla zleceniobiorców | Co do zasady tak |
| Osoba, która utraciła status ucznia | Zasady ogólne dla zleceniobiorców | Co do zasady tak |
W mojej ocenie to właśnie relacja z firmą jest najczęściej pomijanym elementem. Kadry sprawdzają wiek i legitymację, ale nie pytają, czy młoda osoba nie jest już zatrudniona u tego samego podmiotu na etacie.
Do kiedy działa status ucznia
Dla celów ubezpieczeniowych uczeń zachowuje status co do zasady do 31 sierpnia każdego roku. Dotyczy to osoby, która kontynuuje naukę w tej samej szkole, ukończyła szkołę i zaczyna naukę w kolejnej placówce od 1 września albo ukończyła szkołę i nie podejmuje dalszej nauki.
Jeżeli absolwent przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, może być uznawany za ucznia jeszcze do 30 września. To ważne przy umowach wakacyjnych oraz zleceniach zawieranych we wrześniu, gdy dokumenty dotyczące dalszej nauki nie są jeszcze kompletne.
Ukończenie 26 lat działa inaczej niż zakończenie roku szkolnego. Obowiązek ubezpieczeń powstaje od dnia 26. urodzin, a nie dopiero od początku kolejnego miesiąca. Jeśli umowa trwa nadal, zleceniodawca powinien ustalić, od jakiego dnia trzeba dokonać zgłoszenia i naliczać składki.
Co powinien sprawdzić zleceniodawca
Przed wypłatą wynagrodzenia najlepiej przejść przez krótką listę kontrolną. Ja zaczynam od potwierdzenia, że osoba ma mniej niż 26 lat, a następnie sprawdzam, czy jej szkoła daje status ucznia w rozumieniu przepisów ubezpieczeniowych.
- Ustal datę urodzenia zleceniobiorcy.
- Potwierdź, że jest uczniem szkoły ponadpodstawowej.
- Sprawdź, czy umowa nie jest zawarta z jego własnym pracodawcą.
- Zachowaj w dokumentacji wiarygodne potwierdzenie statusu, na przykład aktualne zaświadczenie ze szkoły.
- Ustal datę, do której zwolnienie może być stosowane, szczególnie przy umowie obejmującej wrzesień.
Jeśli status ucznia wygaśnie albo zleceniobiorca ukończy 26 lat, nie wystarczy zmienić samej listy płac. Trzeba przygotować właściwe zgłoszenie do ubezpieczeń i rozpocząć rozliczanie składek od dnia powstania obowiązku. Na dokonanie zgłoszenia płatnik ma co do zasady 7 dni.
Nie opierałbym się wyłącznie na ustnym zapewnieniu ucznia. Dokumentacja nie musi być rozbudowana, ale powinna pozwalać wyjaśnić podczas kontroli, dlaczego w danym okresie nie naliczono składek.
Brak składek wpływa także na ochronę ucznia
Wyższa wypłata netto jest niewątpliwą korzyścią, ponieważ zlecenie ucznia nie jest pomniejszane o składki ZUS. Trzeba jednak pamiętać, że brak ubezpieczenia oznacza również brak budowania okresu ubezpieczenia emerytalnego z tej umowy.
Uczeń nie uzyskuje też z tego zlecenia prawa do świadczeń związanych z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Jeśli nie ma innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, powinien zostać zgłoszony na przykład jako członek rodziny. Osoba ucząca się może korzystać z takiego zgłoszenia co do zasady do ukończenia 26 lat.
Nie należy mylić zasad ZUS z ulgą podatkową dla młodych. Zwolnienie z podatku dochodowego i brak obowiązku ubezpieczeń to dwie odrębne kwestie, które trzeba analizować niezależnie.
Trzy przykłady, które porządkują zasady
Uczeń pracuje w sklepie podczas wakacji
Siedemnastoletni uczeń szkoły ponadpodstawowej zawiera umowę zlecenia ze sklepem, w którym nie jest zatrudniony na etacie. Sklep nie zgłasza go do ZUS i nie nalicza składek z umowy, o ile status ucznia jest prawidłowo potwierdzony.
Uczeń ma etat i dodatkowe zlecenie u tego samego pracodawcy
Uczeń pracuje na część etatu w restauracji, a następnie podpisuje z nią umowę zlecenia na obsługę wydarzeń. Mimo wieku i statusu ucznia zlecenie podlega oskładkowaniu, ponieważ zawarto je z własnym pracodawcą.
Przeczytaj również: Religia do średniej? Nie! Prawdziwe zasady liczenia średniej
Uczeń kończy 26 lat w trakcie umowy
Osoba kończąca 26 lat 12 sierpnia korzysta ze zwolnienia tylko do 11 sierpnia. Od 12 sierpnia trzeba ustalić obowiązek ubezpieczeń według zasad dla zwykłego zleceniobiorcy, nawet jeśli rok szkolny jeszcze się nie zakończył.
Jedna kontrola przed podpisaniem umowy chroni przed korektami
Najprostsza reguła brzmi tak: uczeń szkoły ponadpodstawowej do 26 lat, wykonujący zlecenie dla podmiotu innego niż własny pracodawca, nie jest zgłaszany do ZUS z tej umowy. Przed zastosowaniem zwolnienia trzeba jednak sprawdzić wiek, aktualny status nauki i relację z firmą.
Największe ryzyko błędu pojawia się przy zmianie szkoły, ukończeniu nauki, wrześniowych umowach oraz 26. urodzinach. Krótkie sprawdzenie tych dat i zachowanie dokumentu potwierdzającego status ucznia zwykle wystarcza, aby prawidłowo rozliczyć umowę i uniknąć późniejszych korekt.
