Trzynastka w oświacie: Komu przysługuje i jak ją obliczyć?

Dodatkowe wynagrodzenie roczne, potocznie nazywane „trzynastką”, to świadczenie, które budzi wiele pytań wśród pracowników oświaty. Jako ekspertka w tej dziedzinie, często spotykam się z wątpliwościami dotyczącymi tego, komu dokładnie przysługuje, jakie warunki należy spełnić, aby je otrzymać, a także w jakich sytuacjach można je stracić. W tym artykule szczegółowo omówię wszystkie te aspekty, bazując na obowiązujących przepisach prawa. Moim celem jest dostarczenie kompleksowych i praktycznych informacji zarówno nauczycielom, jak i pracownikom administracji oraz obsługi, aby każdy z Państwa mógł świadomie ocenić swoje uprawnienia.

Nauczyciele i pracownicy niepedagogiczni wszyscy mają te same prawa?

To bardzo ważne pytanie, które często pojawia się w rozmowach z klientami. Zgodnie z przepisami prawa, prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, czyli tzw. „trzynastki”, przysługuje zarówno nauczycielom, jak i pracownikom niepedagogicznym czyli osobom zatrudnionym na stanowiskach administracyjnych i obsługowych w publicznych szkołach i placówkach. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy jesteś nauczycielem, sekretarką, czy woźnym, jeśli pracujesz w jednostce oświatowej, masz potencjalnie prawo do tego świadczenia, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów.

Podstawa prawna: Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym i Karta Nauczyciela

Kwestie związane z „trzynastką” w oświacie regulują dwa kluczowe akty prawne. Podstawowym jest ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. To właśnie ona określa ogólne zasady przyznawania, obliczania i wypłacania tego świadczenia dla wszystkich pracowników sektora publicznego.

Czy forma zatrudnienia (umowa na czas określony, zastępstwo) ma znaczenie?

W mojej praktyce często spotykam się z pytaniem, czy rodzaj umowy o pracę wpływa na prawo do „trzynastki”. Otóż, co do zasady, prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego jest związane z faktem zatrudnienia u danego pracodawcy, czyli w konkretnej szkole lub placówce oświatowej. Oznacza to, że forma umowy czy to na czas określony, nieokreślony, czy na zastępstwo nie ma decydującego znaczenia. Kluczowe jest spełnienie pozostałych warunków, a przede wszystkim wymogu przepracowania odpowiedniego okresu w danym roku kalendarzowym. Jeśli pracownik na umowie na zastępstwo przepracuje wymagane sześć miesięcy, to tak samo jak pracownik na umowie na czas nieokreślony, nabędzie prawo do „trzynastki”.

Warunek kluczowy: wymagany okres pracy i jak go liczyć

Zasada 6 miesięcy jak prawidłowo liczyć wymagany staż pracy?

Podstawowym i najważniejszym warunkiem, który uprawnia do otrzymania „trzynastki”, jest przepracowanie u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy w danym roku kalendarzowym. To nie jest kwestia kalendarzowa, lecz faktycznego stażu. Precyzując, chodzi o 180 dni efektywnej pracy. Jeśli przepracowali Państwo cały rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia, automatycznie nabierają Państwo prawo do „trzynastki” w pełnej wysokości. Pamiętajmy, że ten okres liczy się dla każdego roku oddzielnie.

Efektywna praca, a nie tylko umowa co wlicza się do okresu przepracowanego?

Aby prawidłowo obliczyć, czy spełniliśmy warunek 6 miesięcy, musimy wiedzieć, co dokładnie wlicza się do tego okresu. Zgodnie z przepisami, do wymaganego stażu pracy uprawniającego do „trzynastki” wlicza się:

• Okres faktycznego świadczenia pracy, czyli dni, w których byli Państwo w pracy i wykonywali swoje obowiązki.
• Urlop wypoczynkowy to bardzo ważna informacja, ponieważ urlop wypoczynkowy, mimo że jest nieobecnością w pracy, traktowany jest jako czas przepracowany dla celów „trzynastki”.

Warto to podkreślić, ponieważ wielu pracowników myli urlop wypoczynkowy z innymi rodzajami nieobecności, które nie są wliczane do stażu.

Urlop wypoczynkowy a zwolnienie lekarskie: które nieobecności skracają Twój staż do "trzynastki"?

Tak jak wspomniałam, nie wszystkie nieobecności są traktowane tak samo. Istnieją okresy, które nie wliczają się do wymaganego okresu 6 miesięcy i tym samym mogą skrócić Państwa staż pracy, wpływając na prawo do „trzynastki”. Należą do nich między innymi:

• Zwolnienie lekarskie (L4) okresy niezdolności do pracy z powodu choroby.
• Urlop bezpłatny każda forma urlopu bezpłatnego, niezależnie od jego celu.
• Urlop dla poratowania zdrowia specyficzny dla nauczycieli, również nie jest wliczany.
• Urlop opiekuńczy na dziecko zarówno ten na podstawie art. 188 Kodeksu pracy, jak i nowszy urlop opiekuńczy (5 dni w roku).
• Urlop okolicznościowy krótkie urlopy związane z ważnymi wydarzeniami życiowymi.
• Okresy nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Dlatego tak istotne jest rozróżnienie między urlopem wypoczynkowym, który jest wliczany, a pozostałymi nieobecnościami, które niestety skracają Państwa staż do „trzynastki”.

Kiedy nie musisz przepracować 6 miesięcy? Wyjątki od reguły

Choć zasada 6 miesięcy jest kluczowa, prawo przewiduje szereg wyjątków, w których pracownikowi przysługuje prawo do proporcjonalnej „trzynastki”, nawet jeśli nie spełnił tego warunku. To ważne, aby je znać, ponieważ często decydują one o uprawnieniach w specyficznych sytuacjach życiowych i zawodowych. Oto najważniejsze z nich:

• Nawiązanie stosunku pracy z nauczycielem zgodnie z organizacją pracy szkoły, co w praktyce oznacza zatrudnienie np. z dniem 1 września, czyli rozpoczęcia zajęć dydaktyczno-wychowawczych.
• Rozwiązanie stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę, rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne. W takich przypadkach, nawet jeśli pracownik nie przepracował pełnych 6 miesięcy, otrzymuje proporcjonalną „trzynastkę”.
• Korzystanie z urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, rodzicielskiego, wychowawczego. Okresy te, mimo że są nieobecnością w pracy, nie pozbawiają prawa do świadczenia.
• Korzystanie z urlopu dla poratowania zdrowia. Podobnie jak w przypadku urlopów związanych z rodzicielstwem, ten specyficzny urlop nauczycielski nie wyklucza prawa do „trzynastki”.
• Likwidacja szkoły lub zmniejszenie zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy. W sytuacjach niezależnych od pracownika, takich jak restrukturyzacja, prawo do „trzynastki” jest zachowane.
• Wygaśnięcie stosunku pracy z powodu śmierci pracownika. W takiej sytuacji świadczenie przysługuje rodzinie zmarłego.

Jak widać, ustawodawca przewidział wiele okoliczności, w których pracownik nie jest poszkodowany z powodu krótszego stażu pracy, co jest bardzo rozsądnym rozwiązaniem.

Jak obliczyć wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego?

Złota zasada 8,5% od jakiej kwoty naliczane jest dodatkowe wynagrodzenie?

Kiedy już wiemy, że przysługuje nam „trzynastka”, naturalnym pytaniem jest, ile wyniesie. Zasada jest prosta i jednolita dla całej sfery budżetowej: wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynosi 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje. Oznacza to, że im wyższe było Państwa roczne wynagrodzenie, tym wyższa będzie „trzynastka”.

Co wlicza się do podstawy wynagrodzenia nauczyciela?

Dla nauczycieli do podstawy obliczania „trzynastki” wlicza się szereg składników wynagrodzenia. Ważne jest, aby pamiętać, że nie wszystko, co otrzymujemy na konto, jest brane pod uwagę. Do podstawy wlicza się:

• Wynagrodzenie zasadnicze.
• Dodatki: za wysługę lat, motywacyjny, funkcyjny, za warunki pracy.
• Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i doraźne zastępstwa.
• Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy to kolejny dowód na to, że urlop wypoczynkowy jest traktowany jako czas pracy.

To są te elementy, które sumujemy, aby uzyskać kwotę bazową do obliczenia 8,5%.

Jakie składniki pensji pracownika administracji i obsługi budują podstawę "trzynastki"?

Dla pracowników niepedagogicznych zasady są analogiczne. Do podstawy obliczania „trzynastki” wlicza się te składniki wynagrodzenia, które są przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że wszelkie stałe składniki wynagrodzenia, a także zmienne, które są uwzględniane przy wyliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, będą również brane pod uwagę przy „trzynastce”.

Czego NIE wlicza się do podstawy?

Równie ważne, jak wiedza o tym, co się wlicza, jest zrozumienie, czego nie uwzględnia się w podstawie obliczeniowej „trzynastki”. Pamiętajmy, że te składniki nie zwiększają kwoty naszego dodatkowego wynagrodzenia rocznego:

• Nagrody jubileuszowe.
• Odprawy emerytalne i rentowe.
• Wynagrodzenie za czas choroby oraz zasiłki chorobowe i opiekuńcze.
• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
• Inne świadczenia, które nie mają charakteru wynagrodzenia za pracę, np. świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zatem, zanim zaczniemy liczyć, warto dokładnie przeanalizować, które pozycje z naszej listy płac powinny znaleźć się w podstawie.

Kiedy możesz stracić prawo do "trzynastki"?

Niestety, istnieją sytuacje, w których pracownik może stracić prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nawet jeśli spełnił warunek przepracowania 6 miesięcy. Są to okoliczności związane z poważnym naruszeniem obowiązków pracowniczych. Warto o nich wiedzieć, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji. Prawo do „trzynastki” można stracić w przypadku:

• Nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni. To poważne naruszenie dyscypliny pracy.
• Stawienia się do pracy lub przebywania w niej w stanie nietrzeźwości. Jest to jedna z najcięższych win pracownika.
• Otrzymania kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy. Taka kara oznacza, że pracownik dopuścił się bardzo poważnego przewinienia.
• Rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne). To również konsekwencja rażącego naruszenia obowiązków.

Jak widać, te sytuacje dotyczą poważnych uchybień, które mają bezpośredni wpływ na relację pracownik-pracodawca i mogą skutkować utratą tego dodatkowego świadczenia.

Wypłata "trzynastki": kiedy spodziewać się pieniędzy?

Ustawowy termin wypłaty świadczenia

Kwestia terminu wypłaty „trzynastki” jest równie ważna, jak zasady jej przyznawania. Zgodnie z przepisami, dodatkowe wynagrodzenie roczne za dany rok kalendarzowy jest wypłacane najpóźniej do 31 marca następnego roku. Oznacza to, że „trzynastka” za rok 2023 zostanie wypłacona do 31 marca 2024 roku. Jest to termin ustawowy, którego pracodawcy muszą przestrzegać.

Przeczytaj również: Reforma oświaty 2026: Koniec z wkuwaniem? Zmiany i terminy

Czy rozwiązanie umowy w trakcie roku przyspiesza wypłatę?

Często pojawia się pytanie, czy w przypadku rozwiązania umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego (np. w czerwcu) pracownik otrzyma „trzynastkę” wcześniej. Niestety, co do zasady, rozwiązanie umowy w trakcie roku nie przyspiesza wypłaty „trzynastki”. Standardowy termin wypłaty, czyli do 31 marca następnego roku, pozostaje niezmienny. Oczywiście, prawo do proporcjonalnej „trzynastki” może powstać wcześniej w określonych okolicznościach, np. w przypadku przejścia na emeryturę, jednak nie wpływa to na ogólny termin jej wypłaty. Pracodawca ma czas na rozliczenie i wypłatę świadczenia do końca marca kolejnego roku.